Деловой этикет — ключ к новым возможностям

20.08.2023
Любая компания стремиться предоставить наилучшие условия работы, создать положительный имидж о себе и заинтересована в выстраивании хороших отношений в коллективе.
В этой статье мы расскажем зачем нужно соблюдать деловой этикет, как он влияет на успех компании, разберем его основные правила.

Зачем бизнесменам соблюдать этикет

Многие начинающие предприниматели делают большую ошибку, не уделяя внимания построению имиджа и не придерживаясь культуры общения, принятого во всём деловом мире. А зря…

По статистике около 70% важных переговоров в России потерпели фиаско только потому, что предприниматели не соблюдали этикет делового общения.
Многие из сделок сорвались, т.к. партнер не уделял внимание своим жестам, эмоциям, выражениям. Это приводило к потере авторитета и денег, а в некоторых случаях — самого бизнеса…

Важно понять, когда вы чувствуете себя легко и непринуждённо в окружении деловых людей, то взаимоотношения и доверие будут расти, развиваться. За счёт правильного представления себя обществу, у вас появится некая зона комфорта.

На первых порах развития бизнеса, не уделяя должного внимания мелочам, человек может сформировать отрицательное мнение о себе. Когда же дела начинают идти хорошо и необходимо переходить на новые уровни, то изменить уже сложившееся негативное мнение будет трудно…

Что такое бизнес-этикет

Бизнес делают люди, у которых есть не только умные мысли, предприимчивость, но и эмоции.

Деловой этикет — это своего рода «язык», на котором говорят успешные люди в бизнес-среде.
В него входит набор правил, которые регулируют поведение и отношение друг к другу в рабочем коллективе, а так же при взаимодействии с клиентами, партнерами.

Обычно эти правила обсуждаются на вводных тренингах или корпоративных мероприятиях.
В некоторых коллективах они не прописаны, однако люди всё равно придерживаются их неофициально. Ведь это не просто формальность.
Все начинается с уважения к другим, проявленное через правильное поведение.

Культура поведения в бизнесе — это не статичный набор правил, а живой инструмент, который может меняться в зависимости от культуры, индустрии и даже конкретной компании.
Например, в некоторых коллективах принято общаться непринужденно на «ты», а в других соблюдается иерархия, когда коллеги обращаются друг к другу на «Вы», по имени и отчеству.

Основные правила делового этикета

В разных странах основы поведения в бизнесе могут значительно различаться. Яркий пример тому — европейский и азиатский регионы. Если вы работаете в компании с другой культурой, понимание их правил поведения может представлять сложность. Однако, есть общие, универсальные устои и правила. Они помогут создать хорошее впечатление о себе, и одновременно проявить уважение к команде.

Принципы делового этикета включают в себя такие основные понятия, как:

• Правила общения;
• Умение правильно вести себя на бизнес-встречах;
• Соблюдение дресс-кода;
• Правила общения по телефону;
• Этикет переписки (оформление писем, электронных сообщений, СМС и др).

Правила бизнес-этикета

Ваше поведение, отношение к людям сразу и полном объеме расскажут о вас все, включая внутренний мир. 
Правила хорошего тона важно соблюдать не только на формальных встречах, но и в повседневной жизни, на работе. Если вы предстанете перед коллективом эгоистичным, недисциплинированным, «неотёсанным» человеком, то ваши дальнейшие отношения навряд ли будут процветать.
Хорошим отношениям сопутствуют только положительные черты характера и хорошо отработанные навыки.
Например:

1. Внимательно слушайте собеседника.
   Этот навык пригодится в любых ситуациях. Будь то подписание контракта, знакомство с новым партнером или разговор с недовольным клиентом.
   Каждый человек обычно делится информацией о себе: о своих желаниях, планах, мечтах…
   Позвольте собеседнику высказаться, не прерывая его. Это поможет понять точку зрения собеседника и определить дальнейший ход беседы.
2. Используйте четкую, грамотную речь.
   Мало кто любит слушать несвязную речь, переполненную «мусорными» междометиями и большими паузами. Даже у образованных людей иногда встречаются такие привычки.
   Для людей из бизнеса важно избавиться от подобных недостатков. Научитесь фокусироваться на теме разговора.
   Грамотная речь также пригодится в деловой переписке. Конечно, задачу можно поручить секретарю или заместителю, но в итоге вам придется овладеть навыками письменного общения самостоятельно. Не всю информацию можно доверить другим.
3. Улучшайте дикцию.
   Если у вас есть проблемы с дикцией (картавость, шепелявость, заикание), обратитесь за помощью к специалисту. Вы почувствуете себя более уверенно и станете более успешным в общении.

Всем понятно, что невозможно быстро заслужить честную репутацию в мире большого бизнеса. Это длительный путь, и главное – репутация строится медленно, но теряется быстро.
Если вы изучили и понимаете бизнес-этикет конкретной страны или компании, это значительно расширяет рамки, в которых можно свободно работать с точки зрения соглашений, обещаний, договоров.

Бизнес-этикет позволяет выявить многие черты вашего характера и сформировать мнение, как о личности. Например, в бизнесе нужно хорошо чувствовать, в каких ситуациях можно быть страстным, но не выглядеть чересчур эмоциональным, в каких — уверенным в себе, но при этом не казаться высокомерным.

Самообладание и дипломатия

Самообладание и умение подобрать правильные слова — это основа отношений в бизнес-среде. Умение быть готовым к различным ситуациям и не совершать ошибок, приходит только через большой опыт.
Во избежание недоразумений и кривотолков на первых порах, как раз и пригодится знание бизнес-этикета. Это позволит чувствовать себя расслабленно, уверенно, что повлияет на укрепление деловых связей в будущем. Давайте разберемся в некоторых тонкостях дипломатии:

1. Сохраняйте конфиденциальность.
   Не рассказывайте никому о финансах компании, партнерах, инвесторах или клиентах. Это секрет, который надо держать при себе. Избегайте передачи информации даже своим сотрудникам.
2. Не распространяйте сплетни.
   Бизнес-мир довольно узок, и может возникнуть искушение поделиться информацией о своих партнерах или клиентах. Но лучше этого не делать.
   Слухи распространяются быстро. Вас будут воспринимать как болтуна, что сразу отразится на вашем имидже. К тому же, сплетни могут вернуться к вам.
3. Не говорите лишнего.
   Иногда люди из партнеров превращаются в друзей, и часто хочется рассказать что-то личное. Но будьте осторожны.
   Ситуации часто меняются. Ваш бывший партнер может быстро превратиться в конкурента. Всю полученную информацию можно использовать против вас. Черный пиар — это мощное оружие в мире бизнеса. Будьте осторожны с тем, что рассказываете.
4. Соблюдайте субординацию.
   Деловой этикет отличается от светского тем, что в служебной иерархии независимо от возраста и пола, подчиненный стоит ниже руководителя. Поэтому здесь придется придерживаться субординации, выстраивать приоритеты.
5. Будьте доброжелательны.
   Всегда приветствуйте людей, когда вы или кто-нибудь другой входит в комнату, будь то званый обед или собрание. Здороваясь, пожимайте руку или следуйте другим культурным традициям.

Кто должен первым подавать руку при встрече…

Иногда невозможно соблюсти все эти правила. Однако, старайтесь придерживаться их как можно строже. Если на встречу иногда можно прийти в джинсах, то секретную информацию лучше не раскрывать ни при каких обстоятельствах!

Помните, что импульсивность часто загоняет человека в тупик. Деловой же этикет учит, как избегать необдуманных слов, действий, как подбирать правильные формы выражения чувств и мыслей. Он защитит вас от негативных последствий.

Пунктуальность

Будь то собеседование или обычная встреча — не опаздывайте. Прибывая вовремя, вы показываете, что цените время других.
Если раньше это не было важно для вас, то пересмотрите, подкорректируйте некоторые моменты по управлению временем. Так вы сможете демонстрировать пунктуальность и организованность.

Необходимо знать и соблюдать правила делового этикета не только при общении в вашей стране. В других странах он может значительно отличаться.
Нужно признать, что для человека, занимающегося бизнесом на международном уровне, слишком углублённое знание и применение этикета на практике, может не оставить времени для самого бизнеса.
Однако, имеются некоторые основные правила-шпаргалки, на которых строится стандартная культура общения в бизнес-среде.

Есть культуры, где не принято приходить вовремя. Например, в некоторых арабских, азиатских, латиноамериканских странах опоздание не считается чем-то неприличным, а вполне допустимо. Если вы никогда не сталкивались с такой ситуацией, то лучше приходить вовремя и корректировать время по месту, в зависимости от ситуации.

Соблюдение дресс-кода

Одежда – это личное дело каждого, а дресс-код зависит от места работы. Некоторые компании, где нужно часто общаться с клиентами, обычно требуют от работников соблюдения официального стиля. Другие же для удобства и комфорта поддерживают более свободный стиль.

Имидж и стиль делового мужчины…

Если не знаете, что надеть, посоветуйтесь с начальником. Особенно, если вы новенький, не стесняйтесь перед выходом на работу спросить о дресс-коде, ознакомьтесь с правила компании. Или же вспомните, что было на собеседовании, чтобы подстроиться под их стиль.

Деловая женщина должна выглядеть на все 100%…

Эмоциональный интеллект и эмпатия

Эмоциональный интеллект – это умение понимать и управлять своими эмоциями, а так же адекватно реагировать на эмоции других.
Допустим, у вас много работы, а начальник дает вам еще проект. Если вы обладаете навыками управлять эмоциями, то следует поговорить с начальником, спокойно выяснить приоритеты.
Вы можете выразить свою тревогу по поводу переутомления или даже поработать вместе, чтобы найти решение.

В коллективе также важно развивать и поддерживать эмпатию. Сопереживая друг другу, легче решать проблемы.
Нельзя сказать, что эмпатия — это основная часть этикета, но этот навык позволяет избегать конфликтных ситуаций и сохранять теплые отношения в кругу коллег.

Правила общения для удаленных сотрудников

Работа из дома стала обычным делом в современных виртуальных командах. Если раньше при личных встречах были важны рукопожатия и подходящий дресс-код, то работая удаленно, нужно соблюдать этикет в деловой переписке, телефонных разговорах, видеоконференциях. Как должен вести себя сотрудник на удаленке?

1. Ведите себя так, как будто вы находитесь в офисе.
2. Проявляйте уважение к участникам разговора;
3. Активно участвуйте в обсуждениях;
4. Обсуждайте заранее с руководителем или коллегами ожидания результатов, сроки выполнения работы и ее доступность.

То же самое относится к удаленной работе через Zoom или в мессенджерах.
Возможно, не всегда нужно включать камеру, однако, проявляя интерес к коллегам и узнавая их лучше, вы подчеркнете, что цените каждого. Таким образом строятся крепкие мосты коммуникации и укрепляются дальнейшие связи в бизнесе.

Поведение в общественных местах

Даже работая из дома, вы все равно можете использовать общие пространства.
Например, заходя в офис, пользоваться общей кухней, ванной, принтером или отдельной зоной для отдыха.
Также виртуальные папки проектов, облачные хранилища — все это общие места. То, как вы обращаетесь с ними, говорит о вас, как о профессионале.
Поэтому так важно поддерживать порядок, уважать других пользователей и быть аккуратным, особенно если это виртуальные пространства.

Этикет электронной почты и деловой переписки

В виртуальной среде электронная почта, СМС, мессенджеры стали важным инструментом коммуникации.

Как соблюсти сетевой этикет…

Электронный этикет и общение в команде посредством интернета могут показаться простыми, но они отличаются от общения в обычной жизни. Вот несколько советов по онлайн-общению:

1. Письмо должно быть изложено ясно, корректно. Избегайте капслока, который может восприниматься как крик.
2. Старайтесь избегать слишком формального или, наоборот, слишком неофициального тона.
3. Ваш тон влияет на восприятие. Используйте вежливые, оптимистичные фразы. Например: «спасибо», «пожалуйста», «с нетерпением жду вашего ответа».
4. Не следует увлекаться использованием смайликов: достаточно ограничиться одним или двумя, чтобы передать свои эмоции. Или лучше избегать их совсем в деловой переписке.
5. Отвечайте на сообщения вовремя. Даже если нет возможности ответить сразу, уведомите, что получили сообщение и ответите позже. Это важно для командной работы.
6. Сообщайте свои идеи кратко, чтобы не тратить впустую время читателя. Чем проще, понятнее, тем лучше.
7. Стиль общения с командой может быть более неформальным, но при общении с клиентами старайтесь быть формальным и уважительным. Контекст важен.
8. Всегда проверяйте свои письма перед отправкой, даже если есть автоматическая проверка на ошибки. Проверьте, что ваше сообщение выглядит профессионально.
9. При отправке файлов обязательно убедитесь, что они аккуратно оформлены, легко читаемы.

Ещё одно важное правило: старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. Например, на электронные сообщения лучше откликнуться в течение 1-2 дней, а на обычные письма не затягивать ответ более чем 10 дней.

Звоните в правильное время

Телефон – еще одно важное средство связи. Перед тем, как позвонить, уточните, удобно ли вашему собеседнику принимать звонки в данный момент. Избегайте телефонных звонков поздним вечером или ранним утром, если это не согласовано заранее.
Также при разговоре не забывайте о вежливости и позитивном настрое.

Узнать подробнее об особенностях телефонного этикета:
Особенности ведения деловых телефонных разговоров…

Внимательно готовьтесь к видеоконференциям

Виртуальные встречи по видеосвязи стали обычным делом. Перед началом конференции убедитесь, что:

1. Вы находитесь в подходящем месте (нет посторонних шумов, животных или криков детей…);
2. Камера настроена правильно, оборудование работает исправно;
3. Выбран правильный свет и фон, не отвлекающий внимание;
4. Ваш внешний вид соответствует профессиональной среде. Одевайтесь прилично, как если бы вы шли на работу в офис. Это реально влияет на рабочую атмосферу.
5. Общаясь, будьте внимательны, активно участвуйте в обсуждениях.
6. Приготовьте блокнот, чтобы делать записи и не пропустить что-то важное.

Принципы бизнес-этикета, его значение

Понимание правил поведения в корпоративной среде имеет важное значение и позволяет:

1. Создать профессиональный облик.
   Деловой этикет — это визитная карточка профессионала, которая должна создавать хорошее впечатление о нем.
   Важно, чтобы люди видели перед собой ответственного и серьезного партнера. Это позволит сложиться крепким долгосрочным отношениям в бизнесе.
2. Укрепить корпоративную культуру.
   В коллективе важно поддерживать атмосферу дружелюбия, взаимоуважения и добиваться поставленных целей совместно.
   Когда все вежливы, улыбаются, соблюдают правила хорошего тона, это влияет на настроение и усиливает связь, сплоченность внутри коллектива.
3. Улучшить коммуникацию.
   Следуя простым правилам общения на работе, мы очерчиваем границы дозволенного поведения. Важно не только говорить, но и понимать сигналы, которые мы передаем мимикой, жестами.
   Четкость и понимание уже сложившейся культуры общения, помогают избежать всевозможных недоразумений. Это упрощает жизнь, облегчает обмен информацией среди коллег.
4. Избежать проблем и конфликтов.
   Соблюдение правил общения в коллективе помогает предотвратить многие конфликты и проблемы на рабочем месте. Каждый сотрудник знает границы дозволенного, старается не переходить за «черту».
   Также ведение деловых переговоров становится более легким, без лишних напряжений. Профессионализм в общении уменьшает вероятность недоразумений.
5. Привлечь и удержать талантливых работников.
   Компании, где соблюдается деловой этикет, обычно привлекают и удерживают высококвалифицированных сотрудников.
   Профессионалы стремятся работать в окружении, где ценятся не только компетенции, но и уважение к личным, профессиональным границам.

В разных компаниях стиль общения может различаться, но важно, чтобы все знали и следили за общими правилами. Часто они не оглашаются явно, но члены команды придерживаются их, чтобы создать комфортные условия для работы.

Заключение

Деловой этикет учит, как соответствующим образом представлять себя, как понравиться окружающим и каких моментов нужно избегать.
Если сказать проще, то этика общения в бизнесе — это ключ к многим запертым дверям. Таким образом запираются двери от плохих связей, недоразумений и открываются для успешных отношений в бизнесе.